La nouvelle législation d’encaissement en restauration en 2018

Cette fin d’année 2018 est encore promesse de changement pour tous les professionnels commerçants. En effet, tous les logiciels de caisse, comptabilité et gestion doivent se conformer à la législation pour des questions de sécurité des données et de leur traçabilité. Or, bien qu’actée depuis le 1^er janvier 2018, de nombreux commerçants ne sont toujours pas aux normes malgré l’obligation légale.

Pourquoi le gouvernement met-il en place cette obligation légale ?

En tant que commerçant, vous devez vous soumettre à la « loi sur les caisses enregistreuses », et ce depuis le 1^er janvier 2018. Afin de mieux en cerner tous ses enjeux, nous proposons de vous résumer les obligations légales pour tous les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion. De nombreux logiciels sont donc concernés par ces modifications, tels que les caisses enregistreuses dernière génération.

Que dit cette nouvelle loi ?

Depuis la loi de finances du 29 décembre 2015, l’article 88 impose aux commerçants assujettis à la TVA (hors micro entrepreneur), de prendre des mesures pour janvier 2018. La mise à jour des logiciels est une obligation légale qui reste cependant obscure pour certains commerçants, qui n’ont toujours pas réalisé cette mise à jour en cette fin d’année.

Une mise à jour importante

Il faut dire que les anciens logiciels ont pour défaut de ne pas présenter les avantages suivants :

• Le respect des conditions d’inaltérabilité ;
• Le contrôle de la sécurité des flux d’argent ;
• La sécurité des données, aussi bien leur conservation que leur archivage ;

En d’autres termes, les commerçants doivent montrer patte blanche et respecter la loi des caisses enregistreuses avec un logiciel de caisse conforme (attestée comme telle par l’éditeur ou certifiée par un organisme accrédité). Or, cette obligation légale n’a pas encore été appliquée par tous les commerçants.

Une plus grande implication de la part de la DGFIP

Voté pour le 1^er janvier 2018, la loi sur les caisses enregistreuses est une obligation légale. À ce titre, vous devez réaliser des changements dans les mois suivants, et impérativement avant le 1^er janvier 2019. Voici un aperçu des nouvelles mesures prises par la DGFIP pour la fin de l’année et celle à venir.

Un contrôle renforcé de la part de la DGFIP

La DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) s’emploie à ce que tous les commerçants possédant une caisse enregistreuse changent leurs logiciels. Nous rappelons que c’est dans la suite logique de la conservation, l’archivage et la sécurisation des données.

À ce titre, un contrôle renforcé est annoncé dès janvier 2019. Si le commerçant ne possède pas de système de de caisse normé et qu’il est dans l’incapacité de démontrer qu’il a effectué des démarches, il risque une amende de 7 500 €. Cette intransigeance vient du fait que la loi devait être appliquée depuis janvier 2018 et que la DGFIP propose l’accompagnement auprès d’un éditeur de logiciel aux normes depuis le début afin de faciliter la transition. S’ajoutent à cela des avancées technologiques dans le milieu des caisses enregistreuses connectées qui demandent que vous vérifiiez que vous êtes bien aux normes aussi. Pour comprendre le principe, voici un article à ce sujet proposé par magaweb.fr.

Quelles sont les demandes de la DGFIP ?

Afin que votre contrôle se déroule dans de bonnes conditions, vous devez pouvoir justifier d’une mise à la norme NF 525. Deux options se présentent à vous :

1. Une attestation individuelle du système de caisse conforme à un modèle fixé par l’administration ;
2. Une certification délivrée par l’un des organismes accrédités par le COFRAC, qui comprend l’AFNOR et le Laboratoire National de métrologie et d’Essai (LNE). Alors que l’AFNOR fournit la certification NF 525, le LNE permet d’obtenir l’attestation LNE.

À noter qu’il s’agit d’options cumulables et que la première est amplement suffisante. Si vous souhaitez en apprendre plus, vous pouvez venir consulter economie.gouv, qui explicite l’obligation légale qui incombe à chaque entreprise.