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Reconnue comme un procédé technique dans lequel le signataire appose son accord à valeur juridique sur un document en version électronique. En effet, la signature électronique fait référence à un concept assimilant des aspects pratiques, juridiques et techniques. Introduite dans le droit français par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique dispose des mêmes prérogatives et engage de ce fait, la signature électronique tout comme la signature manuscrite bien évidemment sous réserve de « l’utilisation d’un procédé fiable d’identification qui garantit son lien avec l’acte auquel elle s’attache » précise l’article 1367 du Code civil. Comment fonctionne la signature électronique et quels sont les avantages de cette technique qui fait de plus en plus d’adeptes dans le rang des particuliers et des entreprises ?
Signature électronique : à quoi sert-elle ?
À l’opposé de la signature manuscrite, ici la signature est invisible et se constitue d’une suite de caractères cryptée qui ne figure pas dans le contenu du document à signer. En clair, il ne s’agit pas du scan de votre signature manuscrite. En effet, la signature électronique a pour but d’authentifier de manière sûre le signataire du document et de garantir la non-altération ou la non-modification du contenu. Quelle que soit la nature du document numérique, vous pourrez faire usage de la signature électronique. C’est donc une aubaine pour les particuliers et les chefs d’entreprises qui pourront signer des contrats de bail ou d’achat de biens, numériser les devis, les bons de commande, les contacts, les fiches de paie de façon efficace. Adoptez la signature électronique, c’est faire le choix de gagner beaucoup plus de temps en signant les documents à distance même si vous êtes en vacances ou en voyage d’affaires.
De nombreuses solutions existent pour la signature électronique de documents. Par exemple, il existe E SignProof, solution de signature électronique pour agences immobilières et autres.
La signature électronique est perçue comme une fiche d’identité numérique contenant les informations sur le titulaire du document. Ces informations sont invisibles à l’œil nu et se présentent sous la forme d’un logiciel ou d’un mini-dispositif matériel. En somme, un contrat avec la signature électronique engage aussi bien le signataire tout comme un contrat en version papier.
Pour pouvoir utiliser la signature électronique, vous avez besoin d’outil de qualité qui devra assurer la sécurité ; répondant de ce fait aux critères de propriété d’identification et d’intégrité. En effet, l’outil doit être lié exclusivement au signataire et faciliter son identification. En lisant le document, le destinataire doit pouvoir rapidement identifier la personne ou la structure qui a apposé sa signature. En ce qui concerne la propriété d’intégrité, elle permet de garantir que le document n’a connu aucune altération entre l’instant de la signature et le moment de sa consultation par le destinataire. Pour cela, la signature doit être authentique, infalsifiable, détectable, réutilisable et inaltérable.
Comment choisir une signature électronique ?
La signature électronique n’est pas le scan de votre signature. Pour choisir une signature électronique, il est recommandé de prendre contact avec un prestataire de services de certification électronique qui vous proposera des offres qui s’adaptent réellement à vos besoins. Généralement, il s’agit d’un abonnement à l’année ou par forfaits dont le tarif dépend du nombre de documents à signer. Le prestataire vous aidera alors à choisir un certificat électronique qui représente la carte d’identité numérique qui servira à vous identifier. Veillez à ce que la solution proposée soit ergonomique, facile d’utilisation et performante.
Bon à savoir : le certificat ne représente pas l’entreprise. Il revient au chef d’entreprise de fournir les informations à titre personnel.
Fonctionnement de la signature électronique
Après avoir signé un document de façon électronique, vous recevez une notification par e-mail ou en cliquant sur un hyperlien facilitant l’accès à la page de signature. Cela vous permet de visualiser les différents documents pris en compte. L’étape suivante est la vérification : vous devez vous assurer d’avoir pris connaissance du contenu du document à signer. Le recueil de consentement est conçu sous forme de case à cocher. Il vous faudra alors vous identifier à l’aide d’un code envoyé par SMS. En somme, toutes ces étapes sont indispensables pour garantir l’authentification de la signature.
À la fin de la procédure de signature électronique et dès lors que toutes les parties ont signé, vous recevrez vos documents par e-mail ou sur un espace client.
Les avantages de la signature électronique
L’adoption d’une signature électronique offre de nombreux avantages aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. Les avantages principaux sont les suivants :
- Efficacité : la signature électronique permet d’optimiser le temps de traitement des documents administratifs de façon numérique ;
- Expérience utilisateur : il est tout à fait possible d’améliorer vos interactions avec vos clients en faisant usage d’une signature électronique. La signature des documents se fera désormais de partout ;
- Norme juridique : grâce au règlement eIDAS en Europe, il existe une plateforme juridique qui permet l’utilisation et la validation des signatures électroniques à travers les frontières ;
- Sécurité : à travers le cryptage, le document est inchangeable après sa signature.
En somme, la signature électronique est une réelle avancée qui a pour but de réduire les déplacements et d’accélérer les échanges. Elle permet de sécuriser les emails, d’assurer la gestion de contrats, de payer des factures, répondre à des appels d’offres, etc.
