La téléphonie d’entreprise : un enjeu majeur

La téléphonie est omniprésente au sein de notre monde moderne. D’abord dans nos correspondances privées, puis dans le monde de l’entreprise. À ce jour, près de 80 % des échanges qui se font dans le cadre du travail se matérialisent par un contact téléphonique. Le développement de l’informatique, des réseaux, de l’internet a contribué largement à l’émergence des télécoms qui constituent un enjeu majeur pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Téléphonie fixe, mobile, casque sans fil ou filaire, le choix est large et l’on peut vite être découragé par les diverses solutions possibles. Ainsi, nous allons tenter d’éclaircir le secteur de la téléphonie d’entreprise afin de vous guider dans l’achat de votre matériel.

Les questions à se poser avant de s’équiper

Premièrement, il convient avant tout investissement de faire un état des lieux de vos besoins réels en télécommunication. En effet, entre équiper une entreprise qui possède plusieurs locaux et gérer l’installation d’une TPE avec des besoins réduits n’implique pas les mêmes travaux ni les mêmes investissements.

Tandis que dans certaines entreprises, les employés devront être mobiles, dans d’autres ils travailleront essentiellement sur des postes fixes. À cela s’ajoutent d’autres préoccupations auxquelles vous devez répondre. Par exemple :

• Devrez-vous être en capacité de rediriger les appels entrants vers des services adaptés ?
• Avez-vous besoin de transférer les appels ?
• Travaillez-vous dans un lieu où les communications passent mal ?
• Si certains employés travaillent en extérieur, devez-vous les équiper d’un téléphone résistant aux chocs, aux projections, etc. ?
• Est-ce que des réunions à distance devront être organisées ?

Toutes ces questions doivent faire l’objet d’une étude approfondie de votre part. Toutefois, pour vous soutenir dans cette démarche, des professionnels spécialisés dans les télécommunications peuvent vous accompagner. Office easy accompagne les entreprises dans leurs questionnements et leur propose des solutions personnalisées. Par téléphone, chat ou e-mail, une véritable prise en charge est menée par les conseillers pour vous permettre d’investir sereinement dans un équipement qui durera dans le temps et qui correspondra parfaitement aux besoins mentionnés.

Le standard téléphonique : ses fonctionnalités

Le standard téléphonique est le produit le plus communément employé dans les moyennes et grandes entreprises. Il est primordial de recenser vos besoins pour choisir le matériel adéquat. Voici une liste de fonctionnalités possibles avec un tel équipement.

Annuaire, journalisation et restriction des appels

La fonction annuaire n’est pas une innovation, mais elle permet de gagner du temps lorsque l’on veut contacter une personne précise ou un partenaire commercial lié à l’entreprise. La journalisation des appels permet quant à elle d’avoir une vision très concrète des appels (émis, reçus, manqués) et à ce titre de pouvoir surveiller et de rendre compte de l’activité de chacun des employés. Il sera donc aisé de prendre note des appels manqués de manière à pouvoir recontacter la personne aussitôt.

Concernant les restrictions des appels, comme son nom l’indique, il est possible de configurer certains numéros de sorte qu’ils ne puissent être composés sur tous les postes de l’entreprise, c’est notamment valable pour des numéros surtaxés.

Audioconférence et vidéoconférence

Imaginons qu’à partir du siège de l’entreprise situé à Paris, vous souhaitiez programmer une réunion téléphonique avec le service commercial situé en province. Dans ce cas, un système de vidéoconférence ou audioconférence serait tout à fait adapté et permettrait d’économiser en temps et en coût de déplacement. C’est une fonctionnalité très demandée lorsque la société s’est exportée en dehors du marché national.

Serveur vocal interactif

Si vous avez besoin de diriger les appels entrants vers des services particuliers, de faire patienter une personne un instant, ou de configurer un accueil téléphonique pour communiquer sur vos horaires d’ouverture, etc., le serveur vocal pourra répondre à tous ces besoins à la fois. On le rencontre souvent dans le secteur public en appelant certains organismes administratifs.

Interception des appels

Si l’un de vos collègues s’est absenté exceptionnellement pour quelques raisons que ce soient, vous pourriez très bien intercepter un appel provenant de son poste pour le traiter.

Pour conclure, cette liste est non exhaustive, bien d’autres fonctionnalités existent. Pour cela vous devez avoir une vision concrète des besoins immédiats et à venir de votre activité. C’est là que réside tout l’enjeu, car bien avant de choisir votre modèle de standard téléphonique, il vous faudra déterminer le nombre d’appels simultanés que vous pensez recevoir. Ce choix déterminera notamment le type de ligne à installer au sein de votre entreprise ( ligne analogique, ligne numéris, ligne IP).

Le casque téléphonique : ses avantages

Lorsque la plupart des échanges avec l’entreprise se réalisent par téléphone, le casque téléphonique est un choix judicieux permettant d’augmenter non seulement les performances des collaborateurs, mais aussi leur confort.

En effet, le casque apporte plusieurs avantages, notamment celui d’avoir les mains libres pour converser. Cela permet d’être plus productif et réactif, en offrant la possibilité de consulter des papiers en même temps, de prendre des notes, d’intercepter un(e) collègue d’un geste de la main, ou de saisir des données informatiques. En conséquence, cela engendre un traitement plus rapide des demandes et en définitive une satisfaction renforcée des clients et partenaires commerciaux.

De plus, les casques sont commercialisés en deux familles : les casques filaires et les casques sans fil. Ces derniers procurent l’avantage de vous assurer une plus grande mobilité. Ainsi, si votre métier implique de nombreux déplacements au cœur de l’entreprise sans pour autant que vous puissiez vous passer de votre téléphone, alors le casque sans fil est sans aucun doute la meilleure décision. En outre, selon les modèles et les options intégrées de votre équipement, vous pourrez décrocher à distance vos appels dans la limite de la portée disponible, en général 100 mètres maximum.

Enfin, ne plus tenir son téléphone améliore la position naturelle de l’opérateur et lui évite des gestes répétitifs occasionnant des douleurs articulaires aux coudes et au cou. Pour finir, préférez un casque avec deux écouteurs, appelés aussi binauraux, si les bruits environnants sont trop importants.