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L’organisation d événements n’est pas aisée surtout si vous le faites pour la première fois. À part le traiteur fiable proposant d’excellents services, la sonorisation, la recherche d’une salle de réception s’impose également. Contrairement aux autres prestations, une salle de séminaire devra correspondre à l’activité à organiser. Quelle que soit la localité, voici quelques conseils répondants à comment trouver des lieux de réception ou espace adapté à son évènement ?
Critère de choix de configuration d’une salle de séminaire événementiel ?
Bon nombre de prestataires disposent de salles indépendantes à configuration variées pouvant assurer la réussite de l’event et proposent des prestations sur mesure. D’autre Hôtel séminaire par exemple, propose une salle modulable ou multiples salles selon les besoins des clients. L’activité à organiser et l’interaction dans la salle font partie des critères essentiels pour trouver le lieu adapté. Choisir une salle de réunion, une salle de congrès, une salle de conférence, une salle de séminaire, des salles de mariage etc. Lancez le défi et posez-vous les questions suivantes pour réunir les éléments nécessaires.
- Quel type d’évent souhaitez-vous organiser : un congrès, différents séminaires, une réception de mariage seine et marne, un baptême, une fête pour les collègues ou l’entreprise ?
- Combien de participants seront présents lors de l’évènement ?
- S’il s’agit d’un évènement interne : choisissez-vous une petite salle ou salle de visioconférence, une mise à disponibilité des espaces coworking ? Vous pouvez autant choisir un chateau comme lieu de séminaire à Lyon
- Quelles sont les activités à organiser : une journée de travail, une activité de team-building, des séminaires proposés en demi-journée, des activités ludiques, meetup, etc. ?
- Pour la configuration des salles ou de l’espace événementielle: aimeriez-vous un banquet, en théâtre, en réception ou en conférence, un espace verdoyant avec une piste de danse, un cadre exceptionnel, un écrin de verdure?
- La capacité de réception
Spécifiez vos besoins tout en recherchant un traiteur Lyon ?
Avant de procéder à l’organisation de réceptions, l’organisation de votre mariage et l’organisation de séminaires privés ou professionnels, avez-vous pensé à lister vos besoins lors de l’évènement à organiser. Voici une check-list des prestataires clés pour concrétiser votre projet.
Les équipements indispensables dans la salle
Une réception mieux organisée rend minimes les chances d’apparition de problème de dernière minute. Tout d’abord, communiquer à l’avance la superficie nécessaire selon le nombre de participants à l’activité. Le lieu idéal devra être une salle toute équipée : internet wifi, bureaux du centre, picto, une connexion internet wifi.
La superficie de la salle
Combien de m ² minimum pour une salle seminaire lyon? Généralement, on compte 1 à 2 m² par personne, donc pour 50 participants, une salle de 100 m² sera idéale. Vous pouvez prévoir plus pour un déjeuner ou dîner assis. Sinon, cette espace pourra être départagée si le repas est en format cocktail.
La partie gastronomie
Pour répondre aux mieux à vos exigences, le prestataire gastronomique vous demandera un certain nombre d’informations. Sur quel thème s’organise votre réception ? De quel type de repas auriez-vous besoin : cocktails dans une salle de séminaire lyon? Ou un repas modulable (menu servi, buffet ou un bar à cocktail avec des délices variés) ?
Côté logistique
Enfin, la logistique constitue un pilier, surtout s’il s’agit d’un évènementiel professionnel. Prenez soin de lister les articles nécessaires : un vidéoprojecteur ou un projecteur classique. Souhaitez-vous avoir à votre disposition des outils de prises de notes, un micro ou d’autres équipements adaptés au brainstorming jusqu’au clap final ? Demandez également au prestataire de votre choix l’accès wifi : la connexion est-elle haut débit ou non ? Certains prestataires mobiliseront pour vous un service des affaires et logistiques à cet effet pour vos besoins.
Il arrive que les salles de séminaires proposés soient moins équipées ou ne soient pas modulables selon vos besoins. Dans ce cas, il est préférable de se renseigner auprès de plusieurs salles de réunions mises en location pour avoir un choix plus étendu.
D’autres conseils supplémentaires sur le traiteur
Vous pouvez demander au meilleur service traiteur à Lyon des options de menu modulable selon les thèmes de l’évènement. En plus de la dégustation impérative avant le jour J, prenez soin de comparer leurs animations gastronomiques de plusieurs pour orienter votre choix final.
